Een school kan leerlingen in beeld krijgen door gebruik te maken van verschillende monitoring- en evaluatiesystemen. Dit omvat het gebruik van leerlingvolgsystemen waarin academische prestaties, gedragsobservaties en sociaal-emotionele ontwikkeling worden geregistreerd. Regelmatige toetsing en evaluatie helpen ook om de voortgang van leerlingen te volgen.
Daarnaast spelen mentoren en leraren een cruciale rol in het observeren en rapporteren van de ontwikkeling van leerlingen. Door systematisch feedback te verzamelen van docenten, ondersteunend personeel, ouders en de leerlingen zelf, kan de school een volledig en actueel beeld krijgen van elke leerling. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden om gerichte interventies en ondersteuning te bieden.